Herramientas para una comunicación interna eficaz

La eficacia de las entidades y la cohesión de sus miembros hacia un proyecto común son el resultado de la aplicación de las herramientas de comunicación interna de una forma eficaz, eficiente, organizada y pensada. Así, las entidades que son evaluadas como más eficaces cuentan con un mejor desarrollo de estas habilidades lo que aumenta, además de la producción,  la implicación de los trabajadores. Un aspecto que fideliza y aumenta el corporativismo, bien entendido, en todas las esferas de la empresa y en todos sus departamentos.

La Comunicación Interna

La comunicación interna es aquella que se centra en todos los procesos comunicativos que se producen entre los miembros de la organización. En este sentido, emisor y receptor se encuentran en la misma institución, y esto facilita que se apliquen herramientas para una comunicación interna eficaz.

La comunicación interna es la base para el buen funcionamiento de cualquier institución. Nos permite poner en común, dentro de las organizaciones, el conocimiento que genera su propia actividad. Además, a través de esta misma comunicación podemos compartir experiencias e información que pueden ayudarnos a la hora de tomar decisiones. La comunicación interna es parte de la convivencia entre las personas que comparten un puesto de trabajo en la misma organización.

Por otro lado, esta comunicación puede ser:

• Ascendente: los puestos bases se dirigen a las jerarquías más altas.
• Horizontal: comunicación entre iguales.
• Descendente: los puestos más altos se dirigen a puestos de cargo más bajo.
• Formal: a través de de los cauces determinados por la entidad.
• Informal: ocurre fuera de los marcos determinados por la institución.

Objetivos de la Comunicación Interna

• Conseguir que la comunicación entre las jerarquías más altas hasta la base de la organización y viceversa sea efectiva, con el fin de proyectar hacia el usuario la mejor imagen.
• Asegurar que los responsables de la función directiva estén debidamente informados del ambiente laboral y social de los miembros de la organización.
• Identificar el origen y causa de la comunicación informal para interceptar mensajes erróneos.
• Establecer procedimientos comunes a toda la organización.
• Informar, motivar y cohesionar a todo el personal para participar, en conjunto, de un proyecto común.

La Comunicación Interpersonal

Es un hecho demostrable que aquellas entidades en las que sus miembros saben comunicarse entre sí de una manera cotidiana, ágil y útil resultan más eficaces. Por lo tanto, es importante aprender a comunicarnos entre nosotros. Hablamos, en este caso particular, de la comunicación interpersonal, tan necesaria para que el trabajo en equipo sea eficiente.

Decálogo de la Comunicación Interpersonal

1. Es preciso recordar que existe la posibilidad de que lo que dice sea decodificado por su interlocutor con una interpretación diferente a la que le quiso dar. No conviene dar por hecho que lo que ha dicho ha sido correctamente entendido. Es importante buscar el Feedback.
2. Hable refiriéndose a los hechos. Es más constructivo hablar sobre hechos que sobre interpretaciones. En ocasiones será preciso que acuerde con su interlocutor sobre qué van a hablar. Ambas conversaciones son a veces necesarias. Este acuerdo evita numerosos conflictos.
3. Refiérase siempre a lo concreto. Emplee palabras lo más concretas posibles para convertir las conversaciones en fuentes de entendimiento.
4. Trate de llegar a acuerdos. Centre su atención en los puntos en común que tiene con si interlocutor. Hay cierta tendencia a buscar y a centrarse en los puntos de desacuerdo más que en los de acuerdo. Se pierde mucha energía y tiempo en discusiones. Evítelas.
5. Cuando finalice una conversación con alguien, resuma lo acordado. Esto también le puede servir cuando quiera acabar una conversación y no sepa cómo hacerlo.
6. Seleccione el tipo de mensaje y de medio más adecuado para cada comunicación. Es suficiente con que antes de que quiera o necesite comunicarse con una persona, piense qué es exactamente lo que le quiere transmitir y cómo lo va a decir. Seleccione a continuación el medio de comunicación más adecuado para ello. McLuhan, autor referente en el estudio de los medios de comunicación, afirmó, y con ello acuñó una frase referente en el estudio de los medios, que el medio es el mensaje. Esto significa que es tan importante el mensaje como el medio que escogemos para comunicarlo. También que el mensaje va a ser función del medio por el cual se transmite.
7. Sea consciente de que las palabras no son sólo descriptoras sino creadoras de la realidad. Experimente la diferencia entre lo que sucede cuando emplea unas palabras u otras. Las palabras crean la manera en la que percibimos el mundo. Por ejemplo, no es lo mismo ordenar que pedir. No sucede lo mismo cuando le dice a alguien que es un inútil que cuando le hace saber que los resultados obtenidos en un trabajo concreto no son los esperados. No es lo mismo decirle a alguien que espera que no haga algo de nuevo a que estás seguro que lo hará. Experimente y vea lo que sucede cuando le dice a alguien que confía en esa persona en relación a cualquier tarea que tenga que desempeñar. La confianza es revolucionaria. No es lo mismo decirle a alguien de su organización que nos ha hecho sentirnos mal, que decirle que un comportamiento en concreto nos ha hecho sentirnos mal.
8. Escuche antes de hablar. Hable sólo cuando esté seguro de que ha entendido lo que la otra persona le quiere decir. En contra de lo que casi todo el mundo piensa, no pasa nada por permanecer en silencio unos instantes después de que la otra persona ha terminado de hablar si lo necesitamos para elaborar una respuesta. Pruébelo y observe que se comunica mejor.
9. Siempre que pueda, pida permiso antes de expresar a alguien lo que opina sobre alguna actitud o comportamiento suyo. Entienda que en cualquier caso su opinión no es la verdad sino tan solo uno de los posibles puntos de vista.
10. Para evitar discusiones inútiles, recuerde que cualquier manera de entender una situación es solo una de las posibles maneras de entenderla. Cada punto de vista es solo uno de los posibles. Cada modo de resolver una cuestión es solo uno de los diferentes modos de hacerlo.
    [Fuente: Fernández López, S. Cómo gestionar la Comunicación en Organizaciones Públicas y No Lucrativas. Ed. Narcea. Madrid, 2007]

Herramientas de comunicación interna

A continuación, te presentamos una serie de herramientas que pueden ser de gran utilidad para desarrollar una comunicación interna eficaz en una institución. Estas herramientas tienen una gran aplicación en el sector privado, sin embargo, en las instituciones públicas aún no han terminado de asentarse completamente. Aún así, es cierto que cada vez más las instituciones públicas están implantando estas herramientas con el fin de conseguir una mejoría notable en sus servicios.

Las herramientas que recogemos ayudan a mejorar el clima laboral. Muchos de los problemas que existen en las organizaciones se solucionarían con una mejor comunicación entre sus miembros, pero antes de utilizar las herramientas debemos analizar cuál o cuáles de ellas son las más adecuadas para nuestra institución.

La existencia de una publicación periódica es altamente valorada por los trabajadores. A través de este medio, los empleados pueden conocer qué ocurre en su compañía y supone una vía más de comunicación entre los miembros de la institución.

Revista interna

A través de este medio, los empleados pueden conocer qué ocurre en su compañía y supone una vía más de comunicación entre los miembros de la institución. La importancia de la revista interna reside en la necesidad de que todos los trabajadores participen en la elaboración de la información que se publica, siendo primordial la organización y participación de estos. Algunas de las consideraciones más recomendables a tener en cuenta para elaborar una revista interna son la siguientes.

• El objetivo de la revista debe ser tratar temas que ayuden a la cohesión del grupo, evitando los temas que puedan generar conflictos.
• Debemos asegurarnos que la revista sea la voz de todos los miembros de la organización, hay que evitar que la participación sea solamente de un grupo reducido.
• La revista debe tener un carácter informativo. La objetividad debe primar por encima de todo, ya que las consideraciones u opiniones pueden hacer saltar fricciones y conflictos que antes no existían. ƒ
• La revista debe tener siempre la misma organización de contenidos/secciones. Debe reflejar un carácter formal, dando importancia a estos aspectos conseguiremos un trabajo profesional y serio. ƒ
• Debemos alternar correctamente fotografía y texto. Tanto el exceso como la falta de ambas cosas pueden hacer que la revista resulte aburrida.
• Es importante hacer ver que el único fin de la revista es el de cohesión e información de los miembros de la entidad, ya que es posible que muchos vean la revista como una herramienta de poder. ƒ
• Si no existen recursos económicos para publicar la revista en papel, siempre existe la opción de los blogs electrónicos, las revistas digitales, etc.
• Hay que recordar que la finalidad de la revista no es otra que mejorar las comunicaciones internas, no debemos permitir que la revista se convierta en un espacio de conflicto.

Por último, hay que añadir que existen dos ventajas muy importantes a tener en cuenta en la utilización de la revista interna.

• Refuerzan la sensación de pertenencia al grupo: Contar con un vehículo de canalización de la información permite tener al corriente a todo el mundo de la actividad de nuestra institución y las novedades que en ella se producen y, lo que es más importante, refuerza notablemente la sensación de pertenencia a la entidad y profundiza en el vínculo que debe unir a los trabajadores equipo.
• Mayor implicación en el trabajo: Una revista interna afianza la sensación de pertenencia al grupo, anima a la competitividad y la obtención de resultados porque refleja lo más importante: el aspecto humano. Cuanto más sepan los miembros del grupo acerca de su institución, más vinculados se sentirán a ella y mayor será su implicación y rendimiento.

Memoria

Con este documento se recoge toda la información de lo acontecido en un periodo de tiempo. Normalmente, suele ser de carácter anual y debe ser conciso, de tal modo que reseñe todos los aspectos de la organización.

Circulares

Son notas que se publican de modo urgente y que se utilizan para transmitir un mensaje de última hora.

Manual del empleado

Aporta a la persona que acaba de entrar a formar parte del equipo información relevante sobre la organización: horarios, convenios, organigrama, descripción de las áreas, historia…

Manual de funciones

En este documento se indica cada una de las funciones que se desempeñan en cada puesto de la organización, de este modo quedan bien definidas las competencias de cada una de las personas del equipo.

Cartas personales

Sirven para comunicar de un modo personal algún tipo de felicitación o por otros motivos.

Tablón de anuncios

A través de este medio podemos publicar de un modo económico y sencillo las noticias o los mensajes que queremos transmitir a todo el equipo. Existen principalmente dos desventajas: por un lado, no podemos asegurar que todos reciban el mensaje y, por otro, alguien debe dedicarse a eliminar los mensajes antiguos.

Buzón de sugerencias

Con esta herramienta podremos adquirir opiniones, valoraciones y propuestas para mejorar nuestra labor. Es importante que todos los mensajes recibidos tengan respuestas y sean considerados.

Presentación

A través de medios audiovisuales o de otro tipo mostramos al equipo u a otras personas información relevante que queremos transmitir. Es importante, si usamos medios audiovisuales, disponer de las herramientas y estructuras necesarias.

Resumen de prensa diario

Sirve para hacer un seguimiento continuo de la institución que se publica a través de un medio acordado: prensa, televisión, radio, Internet…

Reuniones

El primer punto a tener en cuenta es que las reuniones deben tener un carácter necesario. Es importante que las reuniones se establezcan con algún motivo o hecho necesario de compartir. A partir de aquí, las reuniones de carácter formal deben presentar un orden del día, esto hará que las personas antes de asistir puedan conocer y preparar los temas a tratar. Es importante mantener el horario de reunión establecido, y reconducir el tema de la reunión cada vez que sea necesario. Por último, al finalizar la reunión es recomendable resumir y recordar los puntos tratados y los acuerdos a los que se ha llegado en la reunión.

Tras la reunión es interesante y suele ser efectivo emitir un informe de reunión. Este es importante siempre y cuando se emita al poco tiempo de haber realizado la reunión. En el informe debemos señalar la fecha de la reunión, los temas tratados, las resoluciones adoptadas… y debe ser enviado a cada uno de los miembros del equipo.

Eventos internos

Suelen ser celebraciones que se producen con algún motivo festivo (cena de Navidad, convivencias, jornadas, etc). Con estos eventos se pretende mejorar la comunicación y las relaciones entre las personas que componen la organización.

Intranet

Con este concepto se define el uso de la World Wide Web (WWW) para un carácter interno. Es decir, básicamente es una web de comunicación interna a la que solo pueden acceder los miembros de una institución. A través de la Intranet, los miembros pueden acceder a información, documentación, etc. de la organización de un modo rápido y simplemente con los datos de acceso que la institución facilite a cada uno de los miembros de su equipo.