Cómo redactar un correo electrónico a un alumno: requisitos y claves

Una de las herramientas de comunicación más habituales para los tutores elearning es el correo electrónico que, para adecuarse a la situación docente deben cumplir los siguientes requisitos:

Formalidad:

Mantener un nivel de formalidad adecuado en los correos de carácter tutorial consiste en usar un lenguaje preciso y correcto y mantener ciertas convenciones como pueden ser el saludo, la despedida, la firma corporativa o el nombre del autor/a al final de todos los mensajes,…

Legibilidad:

Se relaciona con la facilidad para leer y comprender los textos. Se distinguen dos tipos de legibilidad: legibilidad gráfica y legibilidad lingüística.

La legibilidad gráfica se consigue utilizando un tamaño de letra adecuado, espacios en blanco entre apartados y párrafos, marcas de énfasis (negritas, cursivas,…) sangrados (listas o párrafos en un margen interno), numeración de apartados, textos cortos (si incluyen la información necesaria)… Los criterios que hay que tener en cuenta son:

Que la longitud de las líneas no supere los límites laterales. Generalmente se aconseja no exceder de los 60 caracteres por línea.

Procurar que la longitud del texto no supere la pantalla visible. Un mensaje que ocupe más de una pantalla y media se considera largo

Distribuir el mensaje en base a párrafos separados por líneas en blanco.

La legibilidad lingüística depende tanto del nivel de complejidad del vocabulario como de las construcciones sintácticas. Los principales criterios para elaborar un texto legible a nivel lingüístico son claridad, precisión y economía.

Además de mensajes claros, concisos y adecuados, otros aspectos a tener en cuenta son:

Disponibilidad:

Es básico responder todos los correos mostrando interés y disponibilidad. En el caso de tratarse de consultas que no se encuentren directamente bajo competencia personal o que resulten excesivamente genéricas, siempre se deben ofrecer sugerencias de solución, como derivarlas a otros profesionales, recomendarles bibliografía, pedirle que concrete la demanda,…

Las consultas deben contestarse en el plazo de tiempo que se tenga estipulado y comunicado de forma pública a los alumnos. Un margen de cuarenta y ocho horas es el plazo que suele estimarse. En el caso de prever que los mensajes no puedan ser contestados en el plazo estipulado es conveniente avisar a los estudiantes explicando brevemente la causa y, en el caso de que la respuesta solicitada por el alumno requiera más tiempo, también se debe comunicar al alumno una primera respuesta indicándole que en breve se le enviará una contestación más concreta.

Atención personalizada:

Usad siempre el nombre del alumno en el saludo de los mensajes individuales. Es aconsejable usar “usted” si se trata de un primer contacto y más adelante, en función del tono de la relación, tender al tuteo.

Además del uso del nombre, la atención personalizada se demuestra contextualizando la respuesta en función de información previa (enviada o recibida) y haciendo una breve síntesis del mensaje de consulta antes de la respuesta.

Relación cordial y respetuosa:

En cada mensaje hay que saludar y despedirse y,  si se trata de mensajes grupales, dirigiéndose a los dos sexos.

En general hay que evitar el tono impositivo, siendo mejor sugerir, proponer, aconsejar,… En mensajes de valoración de actividades se deben comentar los errores pero también los aciertos.  Si se espera respuesta es necesario indicarlo.

Otro aspecto importante a tener en cuenta a la hora de escribir un correo por parte de los tutores de teleformación se relaciona con la intencionalidad de los mensajes que puede ser:

• Información de interés general para el grupo. El estilo más adecuado es neutro y formal, ya que los mensajes se dirigen a todo el grupo.
• Información personal, con el objetivo de responder dudas y comentar individualmente resultados de pruebas. Se trata de mensajes privados, siendo habitual que el lenguaje usado sea de tono más personal, especialmente cuando ya se ha mantenido un contacto repetido. Cuando solo se mantengan relaciones esporádicas es aconsejable mantener el tono neutro y el registro formal.
• Participación en debates/foros. Aunque siempre garantizando la claridad de los mensajes, en este tipo de mensajes el tutor puede participar como uno más,  usando un estilo menos formal aunque es necesario seguir manteniendo un tono neutro. Cuando se trate de  hacer una síntesis de otras intervenciones los mensajes tienen que estar bien estructurados, siendo aconsejables no excederse en su extensión.

Y teniendo en cuenta la función práctica, se pueden distinguir tres tipos de mensajes: comunicación en las acciones de teleformación:

• Protocolarios: auto presentaciones, bienvenida, saludos y despedidas en periodos vacacionales, informes periódicos sobre resultados,… Se basan en un estilo formal con uso de fórmulas de cortesía.
• Dinamizadores: recordatorio de actividades, propuesta de debates, envío de mensajes personales para alumnos que no participan,… Se trata de mensajes que permiten un tono subjetivo y expresiones poco formales, por ejemplo no os olvidéis de…, ánimo y suerte!,…
• Mensajes referenciales:comentarios a las actividades o trabajos presentados, presentación de contenidos teóricos, orientaciones para la realización de actividades,… es decir, transmitir información de tipo académico o relacionada con asuntos de organización. El estilo tiene que ser neutro y objetivo.